Die Zoho CRM Integration mit Zoho Sign

 

Zoho Sign bietet die Möglichkeit zur Integration mit Zoho CRM, unserer Flaggschiff CRM-Software. Zoho CRM hilft tausenden von KMUs weltweit, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren. Dank der Zoho Sign-Erweiterung für Zoho CRM, können Sie ab sofort an jeden Kontakt in Ihrem CRM Dokumente senden, die unterschrieben werden müssen – direkt von der Anwendung aus. Die Integration kann auch auf die Serienbriefe und Inventory-Templates von Zoho CRM ausgeweitet werden, bei der Sie die CRM Daten nutzen können, um benutzerdefinierte Dokumente zum Unterschreiben versenden können, ohne feste Platzhalterlänge.

 

Dieser Bereich ist in vier Teile aufgeteilt:

 

1.   Voraussetzung

2.  Installation der Zoho Sign Erweiterung

3.  Lassen Sie die Dokumente mittels Zoho Sign unterschreiben

4.  Deinstallation von Zoho Sign

 

1. Voraussetzung:

 

Ein gültiges Zoho Sign-Konto und Abonnement

 

2. Installation der Zoho Sign Erweiterung:

 

Sie können Zoho Sign auf zwei verschiedenen Wegen installieren. Besuchen Sie den Zoho Marketplace oder loggen Sie sich in Ihrem Zoho CRM Konto an, um Zoho Sign zu installieren.

 

Zoho Sign vom Zoho Marketplace aus installieren:

 

1. Gehen Sie auf: https://marketplace.zoho.com/crm/zoho-sign

2. Klicken Sie auf Installieren

3. Falls Sie bereits in einem Zoho Service eingeloggt sind, werden Ihre Angaben automatisch abgerufen. Sie können Ihre Angaben nach Bedarf bearbeiten.

4. Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Sie bezüglich Produktangebote und Werbung kontaktiert werden möchten

5. Klicken Sie auf Fortfahren

6. Bestätigen Sie die Installationsangaben, akzeptieren Sie die AGBs und klicken Sie auf Einreichen

7.  Klicken Sie auf Weiter zur Installation

8. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Nur für Admin installieren, für alle User installieren, Profile auswählen

9. Klicken Sie auf Bestätigen

Zoho CRM von Ihrem CRM Konto aus installieren.

 

 1. Klicken Sie im Kopfbereich auf das Einstellungssymbol und wählen Sie Einrichten

2. Klicken Sie unter Erweiterungen und APIs auf Marketplace

3. Gehen Sie zur Registerkarte „Alle Erweiterungen“ und suchen Sie nach Zoho Sign

4. Klicken Sie auf Jetzt installieren und dann auf Weiter zur Installation. Sobald Sie eine Option ausgewählt haben, können die Änderungen bis zur nächsten Version von Zoho Sign Extension für Zoho CRM nicht rückgängig gemacht werden.

·      Nur für Admins installieren – Die Erweiterung wird ausschließlich für die Nutzer mit Administratorzugriff in CRM installiert.

·      Für alle Nutzer installieren – Die Erweiterung wird in CRM für alle Nutzer installiert.

·      Profile auswählen – Die Erweiterung wird in CRM für manuelle ausgewählt Nutzer installiert

5. Wenn Sie diese Option auswählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann die gewünschten Profile aus. Die Erweiterung wird automatisch für die angegebenen Nutzer installiert.

6. Wenn Sie auf „Diesen Schritt überspringen“ klicken, können Sie später unter Einstellungen > Einrichten > Erweiterungen & APIs > Marketplace festlegen, dass die Autorisierung durchgeführt werden soll. Klicken Sie auf der Seite mit den Angaben zur Zoho Sign Erweiterung auf Autorisieren.

  

3. Lassen Sie Dokumente mittels Zoho Sign unterschreiben

 

Bei der Installation wird auf der Angabenseite für Leads, Kontakte, Konten und Angebote eine Schaltfläche mit der Bezeichnung "Für Zoho Sign senden" angezeigt. Über diese Schaltfläche können Dokumente gesendet werden, die von Kontakten signiert werden müssen. Sie können Dokumente von jedem Modul in Ihrer CRM-Anwendung aus zum Unterschreiben versenden.

 

So senden Sie Dokumente zum Unterschreiben:

 

 1. Gehen Sie zum Modul Leads / Konten / Kontakte / Deals / Angebote / Bestellung / Kundenaufträge / Rechnungen.

2. Klicken Sie auf einen Datensatz, an den Sie das Dokument senden möchten.

3. Klicken Sie auf der Seite mit den Datensatzangaben auf Für Zoho-Sign senden.

4. Klicken Sie auf Fertig.

·    Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um das Dokument zum Signieren hochzuladen. Sie können eine der folgenden Optionen auswählen: Von Desktop, Aus CRM-Dokumenten oder CRM-Anhänge. (oder)

 

 

·    Wenn Ihr Dokument von mehreren Empfängern unterschrieben werden muss, können Sie die Reihenfolge angeben, in der die Empfänger das Dokument empfangen und unterschreiben, indem Sie die Option „Signaturreihenfolge festlegen“ aktivieren. Es gibt auch eine Option, die Rolle des Unterzeichners anzugeben.

 

·     In den Empfängerfeldern können Sie die Weiterleitungsreihenfolge festlegen, indem Sie jedem Empfänger eine Nummer zuweisen. Beachten Sie, dass jeder Empfänger die E-Mail-Benachrichtigung nur erhält, wenn der vorherige Empfänger das Dokument vollständig signiert hat.

 

·    Hinterlassen Sie den Empfängern eine Notiz oder fügen Sie eine Beschreibung des Dokuments hinzu.

 

Unter Weitere Einstellungen können Sie Folgendes festlegen:

 

·      Die Zeit, um die Dokumentsignatur abzuschließen. Nach Ablauf dieser Zeit wird das Dokument ungültig und kann von den Empfängern nicht mehr angezeigt oder unterschrieben werden.

 

·      Die Gültigkeitsdauer der unterschriebenen Dokumente.

 

·      Automatische Erinnerungen, um die Unterzeichner dazu zu bewegen, Maßnahmen für das Dokument zu ergreifen.

 

·     Klicken Sie auf Speichern.

 

·    Wenn Sie auf Weiter klicken, werden Sie in der Zoho Sign Anwendung auf die Seite „Zum Unterschreiben verschicken“ weitergeleitet.

 

 

·      Sobald Sie die nötigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter.

 

·      Ziehen Sie die erforderlichen Felder in das Dokument und klicken Sie oben rechts auf Senden.

·    Klicken Sie auf Bestätigen.

 

Hinweis:

 

Sobald Sie die Zoho Sign-Erweiterung installiert haben, werden drei neue Module in der CRM-Anwendung erstellt. Sie können auf diese Module im Kopfbereich Ihrer CRM-Anwendung zugreifen, indem Sie auf das Symbol für Mehr klicken.

 

·     Zoho Sign Documents: Enthält die Liste der gesendeten Dokumente.

 

·     Zoho Sign Empfänger: Zeigt die Liste der Empfänger an, an die Dokumente gesendet wurden.

 

·     Zoho Sign Document Events: Zeigt eine Liste der Dokumente und ihren aktuellen Status an. Jeder Datensatz enthält auch eine verknüpfte Liste, in der die Vertragsdetails aufgeführt sind.

 

 

4. Deinstallation von Zoho Sign

 

Wenn Sie die Zoho Sign Erweiterung desinstallieren möchten, sollten Sie wissen, dass alle verknüpften Daten nach der Deinstallation gelöscht und nicht mehr wiederhergestellt werden können.

 

So deinstallieren Sie Zoho Sign:

 

1.   Navigieren Sie im Kopfbereich Ihrer CRM-Anwendung zu Einstellungen > Einrichten > Erweiterungen & APIs > Marketplace.

2.  Die installierten Erweiterungen werden aufgelistet. Unter allen Erweiterungen können Sie sich all die Erweiterungen anzeigen lassen, die im CRM unterstützt werden.

3.   Suchen Sie nach Zoho Sign und klicken Sie auf den zugehörigen Desinstallations-Link.

4.   Klicken Sie auf Ok.