Integration mit Zoho Sign

Zoho Sign bietet die Möglichkeit zur Integration mit Zoho CRM. Dank der Zoho Sign-Erweiterung für Zoho CRM, können Sie ab sofort an jeden Kontakt in Ihrem CRM Dokumente senden, die unterschrieben werden müssen – direkt von der Anwendung aus.

Die Integration kann auch auf die Serienbriefe und Inventory-Templates von Zoho CRM ausgeweitet werden, bei der Sie die CRM-Daten nutzen können, um benutzerdefinierte Dokumente zum Unterschreiben versenden können.

In unserem kostenfreien Video-Tutorial finden Sie hilfreiche Informationen zu Serienbriefen im CRM und digitalen Signaturen.
Jetzt ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=S5SvENfUp0I 

1. Voraussetzung:

Ein gültiges Zoho Sign-Konto und Abonnement.

2. Integration von Zoho Sign im Zoho CRM:

Gehen Sie in Zoho CRM unter Einstellungen > Marketplace > Zoho auf Zoho Sign.

    

 Klicken Sie hier auf "Einrichten" oder auf "Verwalten", sofern Sie die Integration bereits gemacht haben. 

Sofern Sie bereits in Ihrem Zoho Sign Konto eingeloggt sind müssen Sie nur die Nutzungsbedingungen akzeptieren und den Zugriff über Zoho erlauben.
Drücken Sie dann auf "Mit Installation fortfahren". Im nächsten Schritt können Sie auswählen für welche Nutzer die Erweiterung verfügbar sein soll.

 

1. Nur für Admins installieren – Die Erweiterung wird ausschließlich für die Nutzer mit Administratorzugriff in CRM installiert.
2. Für alle Nutzer installieren – Die Erweiterung wird in CRM für alle Nutzer installiert.
3. Profile auswählen – Die Erweiterung wird in CRM für manuelle ausgewählt Nutzer installiert
   

Wählen Sie hier die gewünschte Option aus und drücken Sie dann auf "Confirm". Die Installation wird entsprechend durchgeführt.

Die Ansicht sieht nach der Installation so aus:

  

3. Lassen Sie Dokumente mittels Zoho Sign unterschreiben

Nach der Installation wird auf der Datensatzseite für Leads, Kontakte, Firmen und Angebote ein Button oben rechts mit der Bezeichnung "Send with Zoho Sign" angezeigt. Über diesen Button können Dokumente gesendet werden, die von Leads/Kontakten signiert werden müssen. Sie können Dokumente von jedem Modul in Ihrer CRM-Anwendung aus zum Unterschreiben versenden.

So senden Sie Dokumente zum Unterschreiben:

1. Gehen Sie zum Modul Leads / Konten / Kontakte / Deals / Angebote / Bestellung / Kundenaufträge / Rechnungen.

2. Klicken Sie auf einen Datensatz, an den Sie das Dokument senden möchten.

3. Klicken Sie auf der Datensatzseite den Button oben rechts "Send with Zoho Sign".

4. Es öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie die Einstellungen zum Dokument und zu den Signierern treffen können.

Hinweis: Wenn keine Pop-Up geöffnet wird, überprüfen Sie, ob Pop-Ups in Ihrem Browser blockiert sind, und klicken Sie auf die Schaltfläche Pop-Ups von https://crm.zoho.com/ immer zulassen.

Im Pop-Up-Fenster:

Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um das Dokument zum Signieren hochzuladen.

Sie können eine der folgenden Optionen auswählen:

1. von Desktop
   
2. aus CRM-Dokumenten
   
3. CRM-Anhänge
   

Klicken Sie auf „Template hinzufügen“, um ein Template von Zoho Sign oder Serienbrief-Template von Zoho CRM zu nutzen.

Wählen Sie unter Empfänger die Empfängerkategorie (Kontakt / Lead / E-Mail) aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Suchoption, um den Empfänger auszuwählen.

Sie können mehrere Empfänger hinzufügen, indem Sie auf Empfänger hinzufügen klicken.

Wenn Ihr Dokument von mehreren Empfängern unterschrieben werden muss, können Sie die Reihenfolge angeben, in der die Empfänger das Dokument empfangen und unterschreiben, indem Sie die Option „Signaturreihenfolge festlegen“ aktivieren.

Es gibt auch eine Option, die Rolle des Unterzeichners anzugeben.

In den Empfängerfeldern können Sie die Weiterleitungsreihenfolge festlegen, indem Sie jedem Empfänger eine Nummer zuweisen. Beachten Sie, dass jeder Empfänger die E-Mail-Benachrichtigung nur erhält, wenn der vorherige Empfänger das Dokument vollständig signiert hat.

Hinterlassen Sie den Empfängern eine Notiz oder fügen Sie eine Beschreibung des Dokuments hinzu.

 

Unter Mehr Einstellungen können Sie Folgendes festlegen:

1. Die Zeit, um die Dokumentsignatur abzuschließen. Nach Ablauf dieser Zeit wird das Dokument ungültig und kann von den Empfängern nicht mehr angezeigt oder unterschrieben werden.
   
2. Die Gültigkeitsdauer der unterschriebenen Dokuments
   
3. Automatische Erinnerungen, um die Unterzeichner dazu zu bewegen, Maßnahmen für das Dokument zu ergreifen. 

Klicken Sie auf Weiter.

Sie werden in die Zoho Sign Anwendung weitergeleitet und können hier noch eimal final Anpassungen zu den Empfängern, Notizen und Einstellungen machen.

Sobald Sie die nötigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Fortsetzen.
Nun können Sie die Felder für die Unterzeichnung im Dokument per Drag & Drop ins Dokument ziehen. 
Je nachdem wie viele Unterzeichner Sie ausgewählt haben, können Sie hier auch verschiedene Felder pro Unterzeichner hinterlegen.

Klicken Sie nun oben rechts auf "Senden". Das Dokument wird an die angegebene E-Mail-Adresse versendet.

Der Empfänger erhält nun die Aufforderung zur Signierung des Dokuments.

Ebenfalls können Sie innerhalb von Zoho CRM an mehreren Stellen einsehen, welche Dokumente an welche Kontakte versendet worden sind.

Hinweis: Sobald Sie die Zoho Sign-Erweiterung installiert haben, werden drei neue Module in der CRM-Anwendung erstellt. 

1. Zoho Sign Documents: Enthält die Liste der gesendeten Dokumente.
   
2. Zoho Sign Empfänger: Zeigt die Liste der Empfänger an, an die Dokumente gesendet wurden.
   
3. Zoho Sign Document Events: Zeigt eine Liste der Dokumente und ihren aktuellen Status an. Jeder Datensatz enthält auch eine verknüpfte Liste, in der die Vertragsdetails aufgeführt sind.
   

 

4. Deinstallation von Zoho Sign

Wenn Sie die Zoho Sign Erweiterung desinstallieren möchten, sollten Sie wissen, dass alle verknüpften Daten nach der Deinstallation gelöscht und nicht mehr wiederhergestellt werden können.

So deinstallieren Sie Zoho Sign:

1. Gehen Sie auf Einstellungen > Marketplace > Zoho > Zoho Sign.

2. Klicken Sie oben rechts auf "Uninstall".

Sofern Vorlagen aus dem CRM mit Zoho Sign Felder verknüpft sind, löschen Sie diese vorab.

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