ZOHO CRM - Workflows

Innerhalb vom Zoho CRM können Sie mittels Workflows bspw. automatisiert Aufgaben erstellen oder Felder aktualisieren.

In unserem Webinar gehen wir ebenfalls auf Automatisierungen in Form von Workflows ein.
Jetzt kostenfrei ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=yara4VLZn2k

Um die Workflows in Ihrem CRM anzupassen, klicken Sie auf der Startseite auf Einstellungen > Automatisierung > Workflowregeln. 

  

Nun können Sie einen neuen Workflow erstellen, indem Sie oben rechts auf "Regel erstellen" drücken.

Sie müssen nun das Modul auswählen, für welches der Workflow erstellt werden soll, sowie einen Namen. Die Beschreibung ist optional und kann bspw. eine kurze Zusammenfassung beinhalten, was der Workflow konkret macht.

Für einen Workflow brauchen Sie einen Auslöser, optional ein Kriterium und eine oder mehrere Aktionen.

Der Auslöser kann verschieden konfiguriert werden.

1. Eintragsaktion: eine Änderung im Datensatz löst den Workflow aus, bspw. Erstellung, Bearbeitung, Löschung etc.
   
2. Datum/Zeit-Feld: ein Datumsfeld steuert den Worfklow.
   
3. Eintragsbewertung: das Scoring des Datensatzes wird höher/niedriger oder aktualisiert.
   
4. Eintragsanmerkung: eine Notiz wird beim Datensatz hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht.
   
5. Mitbewerbererwähnung: ZIA erkennt bspw. in einer E-Mail den Namen eines Mitbewerbers.

Das Kriterium filtert noch einmal die Leads, welche in den Workflow eintreten und sichert so, dass auch nur Leads in den Workflow kommen, welche in unserem Fall eine E-Mail-Adresse haben.

Wir können hier auch mehrere Kriterien als UND- und ODER-Kriterien kombinieren. Generell kann auch kein Kriterium gewählt werden, dann löst der Workflow bei jedem Datensatz aus.

Die Aktion kann entweder direkt nach Ausführung passieren oder zeitverzögert.

  

Wenn wir bspw. eine Aufgabe automatisiert erstellen möchten, können wir unter "Aktivitäten" > "Aufgabe verknüpfen" wählen. 
Hier kann man direkt aus einer Vorlage wählen oder eine neue Aufgabenvorlagen erstellen. Diese Vorlagen können in jedem Workflow im selben Modul erneut verwendet werden.

   

Die Aufgabe kann entweder direkt einem Nutzer zugeteilt werden oder man lässt das Feld frei. Dann wird direkt der Datensatzbesitzer als Besitzer der Aufgabe hinterlegt.

Wenn wir den Workflow speichern, wird dieser direkt aktiviert.

Der Workflow kann zu jederzeit bearbeitet oder auch deaktiviert werden.

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