Blueprints in Zoho CRM

Wann gilt ein Lead als "qualifiziert"? Wann darf eine Verkaufschance in die nächste Stufe wechseln?

Mit dem Blueprint Prozess-Designer unterstützen Sie Ihre Teammitglieder bei der Einhaltung von Richtlinien und der korrekten Dateneingabe.

Der Blueprint bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit vorgefertigte Telefon-Skripte zu hinterlegen - so unterstützen Sie Ihr Verkaufsteam bei der richtigen Platzierung Ihrer Produkte sowie bei der Behandlung von Einwänden Ihrer Interessenten.

Der Blueprint ist nur in den CRM-Editionen Professional, Enterprise & Ultimate verfügbar.

Jetzt Videoanleitung ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=IEoTHsAR8EQ

Sie können einen Blueprint erstellen, indem Sie in den Einstellungen auf Prozessmanagement > Blueprint gehen.

Standardmäßig haben Sie bereits Beispiel-Blueprints im System, welche Sie anpassen und nutzen können.

Sie können oben rechts auf den Button "Blueprint erstellen" gehen und so Ihren eigenen Blueprint erstellen.

Hinweis: ein Blueprint wird immer von einer Auswahlliste gesteuert, wie bspw. dem Lead-Status. Sie können auch benutzerdefinierte Auswahllisten zur Blueprintsteuerung verwenden. 
Dies ist in jedem Modul möglich.

Kontinuierlicher Blueprint: diese Option wird bspw. für Telefonskripte verwendet. Der Blueprint läuft hier entsprechend bei Start kontinuierlich durch, d.h. die Mitarbeiter sind gezwungen den kompletten Blueprint in einem zu beenden.

Wir erstellen hier einen Blueprint, der sich nur auf Leads mit dem Status "Nicht kontaktiert" bezieht. Alle anderen Leads bleiben vom Blueprint unberührt.

Hat ein Lead diesen Status, so kann das Statusfeld nicht mehr geändert - es muss jetzt ein vordefinierter Prozess zur Änderung des Feldes eingehalten werden.

Diesen Prozess definieren wir hier:

Ziehen Sie einfach einen der verfügbaren Zustände per Drag & Drop in die Mitte des Erstellers. Danach können Sie einen zweiten Zustand wählen, welcher nach dem ersten Zustand kommen soll und diesen mittels der blauen Punkte verbinden:

Jetzt definieren wir den Prozess, d.h. wie kann ein Lead von "Nicht kontaktiert" auf kontaktiert gehen. In unserem Beispiel möchten wir hier mindestens eine Telefonnummer und eine Mail Adresse haben, denn ansonsten kann ein Lead nicht kontaktiert werden.

Drücken Sie dann auf "Speichern" um die Transition zu hinterlegen.

Sollten Sie eine Transition löschen wollen können Sie einfach mit der Maus auf den Namen gehen und mit Rechtsklick die Transition löschen.

Jetzt fügen wir die Validierung hinzu.

Gehen Sie hierzu auf den Punkt "Während" und wählen Sie und bei "+ Hinzufügen" > Feld > Leads & das Feld Ihrer Wahl zur Validierung. 
In unserem Fall fragen wir das Feld "E-Mail" und "Tel." ab.

Jetzt muss noch die Validierungsregel für das "Tel." Feld eingetragen werden.
Sie können hier zum einen das Feld als Erforderlich (Pflichtangabe) oder als Optional kennzeichnen.
Ebenfalls können Sie eine Validierung auf die Art der Eingabe hinterlegen indem Sie auf "+ Validierung" beim entsprechenden Feld drücken.

Die Validierung prüft in unserem Fall, ob die Länderkennung in der Telefonnummer mit einem "+" vorhanden ist, falls nicht zeigt das System die Alarmierungsmeldung an.

       

Danach speichern Sie die Einstellung, indem Sie auf "Fertig" drücken.

Bei "Nach" können wir Automatisierungen nach erfolgreichen Abschluss der Transition einstellen. Hier kann bspw. eine Aufgabe erstellen werden, damit der Mitarbeiter erneut auf den Datensatz zugreift und ggf. den Blueprint weiter führt. 

Sie können den Blueprint entweder als Entwurf speichern und später weiter bearbeiten oder Sie veröffentlichen den Blueprint direkt. 

Ein Blueprint kann zu jeder Zeit ausgeschalten oder bearbeitet werden.

Achtung: Wenn der Blueprint aktiviert wurde, lässt sich das Feld "Leadstatus" nicht mehr ändern, wenn hier "nicht kontaktiert" gewählt ist. Es muss nun über den Blueprint in der Leadansicht geändert werden.

Der Blueprint wird erst auf Datensätze angewandt, wenn dieser veröffentlicht wurde und die Datensätze nach Veröffentlichung bearbeitet worden sind.

Bei Deaktivierung eines Blueprints können Sie entscheiden, ob Datensätze bis zum Ende des Blueprints weiterhin im Blueprint bleiben sollen oder ob diese freigegeben werden sollen.

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